Política de gestión, conservación y eliminación de los documentos y archivos del Ayuntamiento de Ávila

El Archivo Municipal de Ávila se ciñe en su funcionamiento al siguiente marco legal:

Todas las funciones realizadas en un Archivo vienen determinadas por esta legislación que define el concepto de Archivo.

La ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español define a los archivos como:

“los conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa”.

La ley 6/1991 de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León, los define como:

“el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por cualquier entidad pública o privada, persona física o jurídica y conservados como garantía de derechos, como fuente de investigación para la gestión administrativa y la investigación o con cualquier otro fin”.

Los documentos se producen para la gestión administrativa o información al ciudadano, y posteriormente va adquiriendo unos valores legales e históricos.

Para que el conjunto orgánico de documentos no pierda este carácter se aplica como norma el respeto al origen de procedencia y al orden en que fueron creados los documentos, que deben ser tratados desde su origen con los mismos métodos y técnicas dentro de un sistema integrado de gestión documental, formado una serie de elementos dependientes unos de otros que hacen posible el cumplimiento de las funciones de cualquier archivo.

El Archivo Municipal de Ávila recoge y custodia el patrimonio documental del Ayuntamiento de Ávila, constituido por los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquiera de los órganos que forman parte de la Administración Municipal, así como el producido por organismos, entidades, o instituciones municipales o en las que participe dicho Ayuntamiento.

El Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Ávila está formado por el Archivo Municipal de Ávila; además, existen también los archivos de oficina o de gestión.

El Archivo municipal de Ávila es un servicio del Ayuntamiento cuyas funciones son recibir, conservar y servir los documentos a la propia Administración Municipal y a los ciudadanos. En él están integrados los archivos central e histórico.

Los archivos de las oficinas o de gestión están adscritos orgánicamente a los servicios, departamentos o unidades administrativas del Ayuntamiento, cuyos titulares serán los responsables de la custodia y conservación de los documentos que cada uno produce, hasta el momento en que se realice su transferencia al Archivo.

La documentación activa se conserva en los archivos de gestión de oficina. La documentación semiactiva se conservará en el archivo central durante un mínimo de cincuenta años. La documentación histórica se conservará de manera permanente en el archivo histórico.

Las transferencias de documentos desde las oficinas al Archivo Municipal se realizan en las fechas que, para las distintas Áreas, Servicios, organismos y entidades municipales, se establecen por la oficina gestora y el personal del Archivo. La documentación se transfiere de manera ordenada y conservando la unidad de expediente, manteniendo siempre el principio de procedencia.

Por lo que respecta a la organización del Archivo Municipal de Ávila, la Ley 6/1991 de 19 de abril de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León, establece en su artículo 27 que las instituciones y entidades autonómicas y locales titulares de archivos públicos tienen la obligación de conservar estos debidamente organizados y ponerlos a disposición de los ciudadanos y la propia administración de acuerdo con las disposiciones vigentes no enajenarlos y no extraerlos de los locales en los que se conservan, salvo en los casos legalmente previstos. Para ello desde el Archivo se garantiza:

1. Correcta clasificación de los documentos.

2. Ordenación de los documentos y las series por lo que respecta al método utilizado: alfabético, numérico, cronológico, etc.

3. Ordenación interna de los expedientes

4. Recuperación adecuada de la información a través de la elaboración de los documentos de descripción imprescindibles.

5. Control y funcionamiento del préstamo y consulta de documentos.

6. Control y seguimiento de las entradas y salidas de los expedientes.

7. Preparación de las transferencias al Archivo Central

8. Control del material, así como del mantenimiento del equipamiento, procurando en todo momento que las medidas de prevención y conservación de los documentos sean las adecuadas.

9. Y en general todos los trabajos que sean necesarios para el buen funcionamiento de estos archivos y para la correcta organización, descripción y conservación de los archivos de oficina.

Una vez recibida y tratada la documentación, es necesario establecer un procedimiento de valoración y selección documental para contribuir a la eficacia y a la eficiencia administrativa, desde el mismo momento en que se pone en marcha un sistema de gestión documental. Los objetivos son los siguientes:

- Evitar la custodia, conservación e instalación de documentos que no contengan ningún tipo de valor administrativo, legal o histórico. Los trabajos que conllevan estas funciones requieren la utilización de recursos materiales y económicos innecesarios.

- Reducir los costes de conservación.

- Evitar la destrucción incontrolada de documentos pertenecientes a nuestro patrimonio documental.

- Disminuir las grandes masas de documentos que se producen.

- Identificar y archivar los documentos semiactivos, los documentos con valor histórico y los documentos esenciales para la institución.

- Establecer unos criterios de permanencia y conservación por lo que se refiere a los archivos donde deben custodiarse los documentos, el período temporal de duración de esta custodia y si deben ser eliminados o conservados.

Como criterio general, solamente se pueden eliminar copias de documentos. Para eliminar cualquier documento original se debe cumplir la legislación y los procedimientos establecidos en la Ley 6/1991 de 19 de abril, de Archivos y de Patrimonio Documental de Castilla y León y en el Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León (aprobado por el Decreto 115/1996.)

Así, la Ley 6/1991 de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León, establece en su Artículo 10.2/2. Las normas para determinar la conservación o eliminación de los documentos referidos en el apartado anterior serán fijadas por la Consejería de Cultura y Bienestar Social, oído el Consejo de Archivos de Castilla y León, y en coordinación con los criterios que para la Administración del Estado fije la Comisión superior calificadora de documentos prevista en el artículo 58 de la Ley de Patrimonio Histórico Español. No estará permitido, en ningún caso, suprimir un documento en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones.

Y en su Disposición Transitoria Primera: Hasta tanto sean establecidas por la Consejería de Cultura y Bienestar Social las normas para determinar la conservación o eliminación de los documentos de titularidad pública integrantes del Patrimonio Documental de Castilla y León a las que hace referencia el artículo 10.2 de la presente Ley, no se permitirá la eliminación de ningún documento de dicha titularidad sin el permiso previo y por escrito de la citada Consejería, oído el Consejo de Archivos.

Asimismo, también la Ley regula sobre los órganos competentes para la eliminación de documentos y expresa dos órganos en el Artículo 31.1 del Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León:

- Consejería de Educación y Cultura

- Consejo de Archivos de Castilla y León

El Decreto 18/2014, de 24 de abril, crea y regula el Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos de Castilla y León.

La Orden de 28 de enero de 1997 de la Consejería de Educación y Cultura, crea la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla Y León y regula su composición y funcionamiento. En el artículo 6c se establece: La Comisión examinará las propuestas... y adoptará el oportuno acuerdo en el que se determinará la relación detallada de las series o fracciones de serie a eliminar o a transferir al archivo que proceda.

Finalmente, por Orden EYC/411/2003 se modifica la Orden de 28 de enero de 1997, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León y se regula su composición y funcionamiento.

El acceso a la información conservada en el Archivo Municipal de Ávila está garantizado a todos los ciudadanos, salvo en los casos que puedan violar la Ley de Protección de Datos o el derecho a la intimidad de las personas. Este acceso podrá realizarse a través de consultas en las oficinas gestoras o directamente en la sede del Archivo, donde se les atenderá de manera rápida y eficiente. Este servicio es gratuito.

Los usuarios podrán solicitar copias de los documentos de su interés. El Archivo se las proporcionará conforme a los medios técnicos disponibles y a las tarifas establecidas en las Ordenanzas Municipales. El usuario puede utilizar sus dispositivos electrónicos para reproducir un documento siempre que se lo autorice el personal del Archivo.